人事評価制度の導入手順からメリット、導入費用までを徹底解説
人事評価制度とは？
冒頭でも触れたように、人事評価制度とは単純に社員の能力や成果だけで評価を決める制度ではありません。
企業の目標に対し、基本的には個人の能力を見る「能力評価」、実際に出た成果で見る「業績評価」、そして社員の仕事に対する意欲や姿勢で見る「情意評価」の3点で評価を行います。
ポイントは企業の目標に対して、社員の能力、成果、意欲を照合して評価する点にあります。社員の評価以外に、企業の目標達成、適材適所の人材配置、人材育成までを目的としているのが、人事評価制度です。
人事評価制度導入のメリット・デメリット
人事評価制度の導入により、企業と社員双方にとってどういったメリット、デメリットがあるのでしょう。ここでは、そのなかでも主なメリットとデメリットを紹介します。
＜社員の労働意欲向上が期待できる＞
人事評価制度は、年功序列のように年齢や役職が上がることだけを目的にした評価ではありません。社員の持つ能力や成果に対して適正に評価されるため、年齢や社歴に関係なく評価され、賃金やポジションなどが上がる可能性があります。そのため、社員の労働意欲向上を期待することができます。
＜企業理念や目指すべきゴールを共有できる＞
人事評価制度の大きな特徴として、評価の基準の一つに企業の目的と合致しているかどうかがあります。そのため、社員は自社の理念やポリシー、目指すべきゴールを理解する必要があり、結果として社員全員が自社の理念や目指すべきゴールを共有できます。
どんなに能力を持った社員でも、その能力を企業が目指すゴールとは異なる方向へ発揮していては、成果を上げられません。そうした意味で、全員が同じ方向を見られることは人事評価制度の大きなメリットといえるでしょう。
＜社内コミュニケーションの活性化につながる＞
人事評価制度では、実績や成果だけを見るのではなく、上司との話し合いにより、労働に対する意欲や企業理念、ゴールの確認を行っていきます。その過程で、上司は社員の現状、企業理念の理解度、得意とする業務の判断が可能です。これにより、社員一人一人への教育方針も明確になり、適切なアドバイスが行えます。
また、社員側も自身の考えと企業側の考えのすり合わせが行えるため、ゴールを見失ってしまうことがありません。その結果、お互いのコミュニケーション活性化にもつながります。
＜離職率の低下＞
少子高齢化の影響により、多くの企業で人材不足が慢性化しています。人事評価制度は、この問題の解消にも大きく貢献します。
従業員自身が企業理念をしっかりと把握し、成果を上げればそれが評価につながるため、より難しい仕事にもチャレンジしようという意欲がわきます。
また、上司とのコミュニケーションにより、自身の評価について納得感が得られるようになるため、不満も減り、結果として離職率が低下する可能性が高まります。
【人事評価制度導入のデメリット】
＜新人とベテラン社員間で溝が生まれてしまう可能性がある＞
人事評価制度導入後に入社した社員や導入直後の社員であれば、能力や成果により評価が上がる制度は歓迎できるでしょう。しかし、これまで別の評価軸で働いてきた社員にとっては、急に評価方法が変わってしまうことは必ずしも歓迎できるわけではありません。
また、若い社員にとっては、ベテラン社員はただ年齢が高いだけで評価されていると思ってしまう可能性もあります。
これらのことから、特に導入直後は新人社員とベテラン社員の間に溝が生まれてしまうケースも少なくありません。
【人事評価制度導入のデメリット】
＜コミュニケーションコストがかかる＞
人事評価制度において、企業の目標を前提とした評価方式は、多くのメリットもある半面、デメリットも生んでしまいます。その中でも大きいのは、コミュニケーションにかける時間が多くなってしまう点です。
企業理念やゴールの確認を行うための面談は、従来の面談よりも回数を増やす必要があります。理念の共有が図れず、目標などがずれてしまうと評価にも影響が出てしまうからです。そのため、繁忙期にはコミュニケーションの時間が取れずに評価制度が形骸化してしまうリスクも生じます。
＜業務に偏りが生まれてしまう可能性がある＞
業績や成果も評価基準の一つであるため、成果の出やすい業務しかやらないといった社員が出てきてしまう可能性があります。本来であれば、成果は出にくいものの重要な業務を得意とする社員さえも成果が出やすい業務に集中するようになると、企業としてのバランスが取れなくなってしまうでしょう。
また、営業や販売といった数字で成果を見やすい業務に比べ、経理や総務など成果が数字では表れにくい業務を行っている社員から、不満が生まれるリスクも考えられます。
人事評価制度の導入手順
人事評価制度の概要、メリット・デメリットを見たうえで、実際に人事評価制度の導入を決めた際、どういった手順で進めていけばよいのでしょう。ここでは、具体的な導入手順について説明していきます。
【人事評価制度の目的を決める】
なぜ、これまでの評価制度を変え、人事評価制度を導入するのか、その目的を明確にします。「競合企業が導入しているから」「多くの企業から注目を集めている制度だから」といった理由で導入してしまうと高い確率で失敗に終わってしまうでしょう。ほかでやっているからといって、自社にも合っている評価方法だとは言えません。
先述したとおり、基本的な人事評価制度の目的は次の3点です。
1：企業理念や目指すべきゴールを共有し、企業の目標を果たす。
2：社員一人一人の適正な評価と適材適所の人材配置。
3：社員の能力を見極めたうえでの教育育成方針の選定。
企業によっては、この中でいくつかはすでに達成している場合もあれば、ほかに大きな課題を抱えている場合もあるでしょう。そこで、重要なポイントは上述した3つの目的を基本としつつ、自社に合った目的の設定です。具体的には次のような方法で目的を明確にしていきます。
＜自社の現状分析＞
自社の課題を明確にするには、まず、現状の分析を行います。現状分析は、決算報告書や社員の賃金といった数字を基にして行う、「定量分析」。そして、社員に対する満足度調査やアンケートを行い、その結果を基にして行う「定性分析」の2つの方法が一般的です。
定量分析では特に、「利益に対して給与水準が適正かどうか」「競合と比べて生産性は高いのかどうか」「社員間の給与格差は適正かどうか」などを見ます。
定性分析では、「社員が仕事の何に価値を感じているのか」「企業理念や目指すべきゴールを把握しているのか」「企業に対してどういった不満があるのか」などを見ていきます。
これらの結果を基に、自社に合った人事評価制度の目的を確定させましょう。
【評価基準の策定】
人事評価制度の目的が明確になったら次に行うのは、目的に応じた評価基準の策定です。冒頭で触れた、「業績評価」「能力評価」「情意評価」以外にも、「行動評価」や「360度評価」「コンピテンシー評価」「目標管理制度（MBO）」などがあります。それぞれの詳細は次のとおりです。
＜業績評価＞
上司との面談で社員一人ひとりが目標を掲げ、その目標に対する達成度で評価する方法です。営業部門や販売部門など数字で成果が明確に出る部門以外では、「どれだけ効率化を果たせたか」「一定の期限までに目標を果たせたか」といった基準で数値化を行い、評価します。
＜能力評価＞
与えられた業務を遂行する能力を評価するものです。この場合の能力とは、スキルや知識のほか、「企画力」「実行力」「改善力」「対人能力」「判断力」「指導力」などが含まれます。
社員は、これらすべてが求められるわけではなく、これらの能力の中から、現在、与えられている業務を遂行するうえで、必要なものの能力を評価します。
能力評価は、現在の業務に対する評価ですが、それとは別に社員の適性を見極め、適材適所の配置を決めるうえでも大きな役割を果たす評価です。
＜情意評価＞
「思い」や「気持ち」を意味する言葉が情意です。つまり、情意評価とは、社員の仕事に対する思いや気持ちを評価するものです。具体的には、勤務態度や仕事に対する意欲を見るもので、主にまだ業績を上げておらず、能力の見極めもできていない新入社員の評価として使われます。
勤務態度や仕事に対する意欲は、数値化することが難しいため、上司との面談以外に普段、一緒に働いている社員のアンケートなども参考にして、総合的に評価を行います。
＜行動評価＞
「業績評価」が結果として出た成果に対して行う評価であるのに対し、行動評価は、成果を上げるために何をしたのかを見るものです。
例えば、総務部部長を評価する際、総務部全体として残業時間の削減を目標としたとします。この際、残業を減らすのは個々の社員の努力ですが、リーダーとして残業時間削減実現のためにどういった指示を出したのかが行動評価です。
＜360度評価＞
多面評価とも呼ばれる評価方法で、文字通り一人の社員をさまざまな面から評価するものです。上司との面談以外に、同じ部署の同僚や他部署の社員など内部の人間以外に、取引先や顧客の評価も加味したうえで、社員の総合的な面を見ていきます。
＜コンピテンシー評価＞
コンピテンシーとは日本語で、「能力」「適性」を意味する言葉です。そして、コンピテンシー評価とは、ある業務のおいて高い成果を挙げている人材に共通している行動特性をモデル化し、それを基に評価する方法です。
自社内で実在する社員をモデルにしてもかまいませんが、そうした社員がいない場合は、企業が理想とする人材をつくり出す方法があります。もしくは、実在の社員をベースに足りない部分のみを補完してつくり出してもよいでしょう。
モデル化された評価基準にどれだけ近づけているかを見るもののため、社員にとっては具体的な目標が定まり、単なる数値目標よりもモチベーションアップにつながります。
＜目標管理制度（MBO）＞
経営学者、ピーター・ドラッカー氏が提唱した評価方法です。「MBO」とは、Management By Objectives and self-controlの略称で、上司が評価基準を決めるのではなく、評価される社員自らが目標設定を行い、実際に達成されたかどうかで評価を行うものです。
自らが主体性を持って目標設定を行っていくため、人材育成という人事評価制度の目的の一つを果たせる評価基準となります。ただし、新入社員の場合は、目標設定を行う際に上司からのサポートが必須です。
上記に記した項目が人事評価制度の主な評価基準ですが、どれか一つだけに絞る必要はありません。状況に応じて必要な評価基準を選択もしくは組み合わせて活用します。ただし、複数の評価基準を用いる際は、社員に不公平感を与えないよう、なぜ、その評価基準を使うのかを明確に説明できるようにしていく必要があります。
【評価項目の作成】
評価基準を決めたら次に行うのは、評価項目の作成です。これは企業によって異なるうえ、部署によっても違います。また部署の中でも、与えられた役割により、社員一人一人でも評価項目が異なるケースも少なくありません。
例えば、営業社員であれば、1カ月の契約件数や契約金額のほか、残業時間数や取引先の評判などが評価項目として考えられるでしょう。また、同じ営業社員であっても、新人とベテランでは求められる数字が異なるため、上司との面談により、細かい数値目標を設定し、評価項目とします。
人事評価制度で社員から不満を減らすポイントとしては、数値化できるものはできるだけ数値化し、可能な限り客観的な評価を実現させることです。数値化されない評価項目は上司の主観が多く含まれてしまうと思われ、不公平感が出てしまいます。
社員に公平さを欠いていると思われないように、数値化が難しい評価項目に関しては、上司一人ではなく、同僚やほかの社員の評価も含め客観的な判断ができるようなルールづくりが必要になってきます。
ほかにも、コンピテンシー評価を行う場合の評価項目としては、「ストレス管理」「説明責任能力」「対人交渉能力」「リスクテイク判断」「重要事項における意思決定能力」「タイムマネジメント」などが挙げられます。
【評価方法を決める】
次に決定した評価基準をそれぞれの社員にどう対応させていくか、評価方法を決めていきます。
「1～4の数値で評価する（1～5にすると、真ん中に位置する3の評価を付ける傾向が多いため）」方法が一般的ですが、これも評価基準により絶対評価にするか、相対評価にするかを状況に応じて判断します。
評価は直属の上司、部門（部署）長、人事の3段階で行うのが基本ですが、すべてを絶対評価にしてしまうと、報酬額が予算を超えてしまう可能性があります。そのため、直属の上司は絶対評価を行い、部門長や人事はその結果を基に相対評価を行うなどで調整をしましょう。
【規定の整備】
人事評価制度で最も重要なポイントは、評価基準や評価項目を全社員に明示することでしょう。企業理念や目指すべきゴールの共有を前提とした評価制度のため、何が評価ポイントであり、何を行うことでゴールへたどり着けるのかを全社員が理解しておかなくてはならないからです。
また、評価基準や評価項目が曖昧だと社員の間で「不公平な制度なのでは？」といった疑心暗鬼が生まれ、評価制度自体に不満を持つようになってしまいます。
社員が不信感を抱かないようにするには、評価基準や評価項目、そして評価方法を明確にルール化し、その上で、すべてを社員に明示することが求められます。
【評価者に対する研修】
人事評価制度導入が成功するか失敗するかは、新入社員からベテラン社員まですべての社員のモチベーションを向上させられるかどうかがカギを握っています。そこで、重要となるのが、社員の評価にあたる人材の育成です。
評価基準や項目が明示されているとはいえ、最終的には評価者の判断で評価が決まります。そのため、公正さに欠けたり、著しくバランスを崩してしまったりする評価をすれば、社員のモチベーションは一気に下がってしまうでしょう。
そこで、人事評価制度を導入する際は、必ず事前に評価者の研修を行い、評価方法の統一を図る必要があります。評価する者によって、評価基準に対する考え方が異ならないよう、「どうすれば最高の評価になるのか」「こうした場合はどう評価すればよいのか」など、互いに評価方法に対する認識を一致させます。
【社員への説明】
ここまで決まれば最後に行うのが社員への説明です。まずは管理職から始め、チームリーダー、一般社員の順番で説明をしていきます。ポイントは社員が納得できるまでしっかりと説明することです。
すべての社員が納得する評価制度などないかもしれません。しかし、制度自体には納得できなくても、評価方法は公明正大であると納得してもらえないと後々、不満が大きくなってしまいます。この評価基準に対し、どういった待遇になるのかといった細かい部分まで、何回かに分けてでもしっかりと説明することが、成功のポイントです。
人事評価制度の導入スケジュール
人事評価制度を導入する場合、決定して翌月からすぐに導入というわけにはいきません。これまでの評価制度を大きく変えるため、それなりの準備期間が必要です。ここでは、人事評価制度を導入するまでのおおまかなスケジュールを紹介します。
・現状分析
人事評価制度を導入する際、目的の明確化が必須ですが、そのためには自社が現状で抱える課題を可視化させなくてはなりません。社員の賃金分析、競合調査、従来の評価制度の課題点など、1～2カ月をかけ、慎重に分析を行います。
・人事評価制度の構築
前項で挙げた手順にそって自社に合った人事評価制度を構築していきます。評価者研修や社員への説明も含め、5～8カ月をかけてじっくりと進めていきましょう。
・人事評価制度の仮運用期間
まずは一部の部署から仮運用を始め、課題点を見つけたら都度、修正を加え本格的な運用に備えます。
企業規模にもよりますが、期間は半年から1年が目安です。仮運用期間にも、定期的に社員への説明を行い、できる限り社員が納得できり形での本格運用を目指します。また、この期間に改めてルールの整備を行い、本格運用の際には、労働基準監督署への提出手続きまでを済ませておきましょう。
人事評価制度導入費用の目安について
人事評価制度を導入する場合、労働基準監督署への提出手続きもあるため、社内だけですべてを行うのは困難です。そこで、多くの場合、外部にサポートを依頼することになりますが、その際の費用相場について見ていきましょう。
企業規模や社員数、導入までの期間によっても異なるため、詳細はそれぞれ確認されることをおすすめします。
・大手コンサルティング会社
社員数が30人前後の企業であれば、30万円前後、100人を超える規模となると100万円を超えるケースもあります。コンサルティング会社により、提供されるサポート内容が大きく異なるため、複数の会社に見積もり依頼しましょう。
・システム
システムを活用した際の費用相場は、30万円代から100万円代です。また、社員一人に対する金額が設定されているケースもあります。100万円以上かかるケースは、オンプレミス型（クラウド型ではなく、自社のサーバーへソフトなどをインストールする形態）のシステムで、サーバーやメンテナンス、周辺機器の費用も含んだものです。
・社会保険労務士およびコンサルタント
顧問先か顧問以外かにより費用は大きく変わります。顧問先であれば50万円代、顧問先以外であれば、100万円以上かかるケースも少なくありません。ただし、これに社員数によって費用がプラスされるケースもあります。
人事評価改善等助成金の活用
人事評価制度導入は時間とコストがかかるため、検討はしているものの、導入には二の足を踏んでしまっている企業も多いのではないでしょうか。そうした企業に向け、人事評価改善等助成金という制度があります。
助成金の支給額は、
制度整備助成（生産性向上のための人事評価制度と2％以上の賃金アップを含む賃金制度の整備）として50万円。
目標達成助成（制度整備助成の要件に加え、1年経過後に人事評価制度等の適切な運用を経て、生産性の向上、労働者の賃金の2％以上のアップ、離職率の低下に関する目標のすべてを達成した場合）として80万円です。
助成までの流れは次のとおりです。
1：人事評価制度整備計画を作成し、本社所在地を管轄する都道府県労務局へ提出する。
2：認定を受けた人事評価制度整備計画に基づき人事評価制度等の整備を行う。
3：人事評価制度の実施。
4：制度整備助成の支給申請（50万円）、その後、目標達成助成に支給申請（80万円）。
※助成制度は時期により変更、終了している場合もあるため、詳細は、必ず厚生労働省のWebサイトで確認してください。
まとめ
少子高齢化による人材不足の慢性化、市場の成熟、商品・サービスのコモディティ化（商品・サービスの価値が一般化すること）による商品ライフサイクルの短縮など、企業を取りまく状況は決して楽観できるものではありません。その中で、競合優位性を保ちつつ生産性向上を目指すにはさまざまな施策が求められるでしょう。
人事評価制度は、社員のモチベーションアップ、離職率低下を実現し、結果として生産性向上につながる可能性を高める施策の一つです。ただし、導入には十分な検討が欠かせません。専門家に相談することも含め、しっかりと検討し社員が納得する形で導入されることをおすすめします。